In den letzten Monaten hat sich unser Unternehmen stark vergrößert, und damit wächst auch die Komplexität unserer internen Abläufe. Besonders die Verwaltung unseres Fuhrparks mit rund 25 Fahrzeugen wird zunehmend zeitintensiv. Aktuell arbeiten wir noch viel mit Excel-Listen, E-Mails und Notizen auf Papier – keine besonders elegante Lösung.
Besonders bei der Schadensdokumentation, Führerscheinkontrolle und bei der Abfahrtskontrolle unserer LKWs stoßen wir immer wieder an organisatorische Grenzen. Auch spontane Änderungen bei Fahrereinsätzen oder Fahrzeugverfügbarkeiten bringen uns regelmäßig durcheinander. Dazu kommt der klassische Informationsverlust zwischen Fahrern, Dispo und Werkstatt.
Wir überlegen nun, eine Softwarelösung einzuführen, die nicht nur die Fahrzeuge, sondern auch die Fahrer organisiert. Idealerweise sollte es eine App geben, die unsere Mitarbeiter auch unterwegs nutzen können. Die Dokumentation von Unfällen und Mängeln sollte digitalisiert werden. Ein zentrales Dokumentenmanagement wäre ebenfalls hilfreich.
Wie habt ihr das gelöst? Welche Systeme nutzt ihr – und was sind eure Erfahrungen damit?
Wichtig ist uns vor allem, dass die Lösung einfach zu bedienen ist und nicht zu viele Schulungen benötigt. Auch der Preis spielt natürlich eine Rolle, denn wir sind ein mittelständischer Betrieb. Die Software muss außerdem DSGVO-konform sein. Ein großer Pluspunkt wäre, wenn wir auch Fahrerinfos, Unterlagen und Arbeitsanweisungen zentral veröffentlichen könnten.
Zudem interessiert uns, ob es Systeme gibt, die auch bei der Motivation der Fahrer helfen, z. B. durch transparente Kommunikation oder Feedbackmechanismen. Bei 30 Mitarbeitern ist es nicht mehr möglich, alle mit Zetteln und Einzelgesprächen zu koordinieren. Und letztlich sollte die Lösung skalierbar sein – wir wollen nicht in zwei Jahren wieder wechseln müssen.
Welche Lösungen sind aus eurer Sicht empfehlenswert? Gibt es Tools, die auch das Fahrtenbuch oder die Kontaktverwaltung sinnvoll abdecken?