Dokumente im Unternehmen leichter wiederfinden

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    Hallo zusammen, bei uns werden Rechnungen, Verträge und andere Unterlagen an verschiedenen Stellen gespeichert. Solange die zuständige Person da ist, findet sich meistens alles, aber bei Urlaub oder Vertretung wird die Suche schnell mühsam. Wir überlegen deshalb, ein digitales Dokumentenmanagement einzuführen. Hat jemand von euch diesen Schritt gemacht? Mich würde interessieren, wie ihr vorhandene Dateien sortiert habt und welche Regeln sich für die Ablage bewährt haben. War eine Verbindung mit eurer bestehenden Unternehmenssoftware wichtig? Wir suchen vor allem eine Lösung, die alle ohne lange Einarbeitung nutzen können. Über praktische Erfahrungen würde ich mich freuen. Danke und viele Grüße!

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    Bei so einer Umstellung würde ich nicht damit anfangen, einfach alle vorhandenen Dateien in ein neues System zu verschieben. Wahrscheinlich lohnt es sich zuerst einmal zu schauen, welche Dokumente überhaupt noch gebraucht werden, wo Doppelungen entstanden sind und welche Ablagestrukturen sich über die Jahre eingeschlichen haben. Sonst landet am Ende nur das alte Chaos an einem neuen Ort.


    Für mich wäre außerdem wichtig, dass es anschließend möglichst wenige Sonderregeln gibt. Wenn jeder sofort versteht, wo Rechnungen, Verträge oder projektbezogene Unterlagen abgelegt werden, funktioniert eine Vertretung auch deutlich besser. Der Gedanke, bestehende Systeme zunächst sauber zu erfassen und die IT anschließend schrittweise weiterzuentwickeln, wird auch bei einer nachhaltig aufgebauten IT Infrastruktur aufgegriffen. Genau diese Bestandsaufnahme würde ich vor einem DMS ebenfalls machen. Du findest auf https://business-expertise.de/nachhaltige-it-infrastruktur/ einen sehr nützlichen Artikel zu dem Thema und hat uns auch eine neue Perspektive gezeigt.


    Eine Verbindung zur vorhandenen Unternehmenssoftware kann sehr sinnvoll sein, wenn dadurch doppelte Arbeit wegfällt. Rechnungen oder Kundendokumente jedes Mal manuell aus einem System herunterzuladen und anschließend wieder irgendwo hochzuladen, würde ich möglichst vermeiden. Ich würde bei der Auswahl deshalb früh prüfen, welche Schnittstellen vorhanden sind und ob spätere Erweiterungen problemlos möglich sind.

    Mindestens genauso entscheidend ist aus meiner Sicht die Bedienung. Wenn Mitarbeiter für jedes Dokument erst mehrere Felder ausfüllen und komplizierte Abläufe verstehen müssen, wird das System schnell umgangen. Eine gute Suche, klare Kategorien und wenige verständliche Schritte wären mir wichtiger als möglichst viele Zusatzfunktionen.

    Bei den bestehenden Dateien würde ich wahrscheinlich mit den aktuellen und regelmäßig benötigten Unterlagen anfangen. Ältere Bestände kann man danach Stück für Stück übernehmen oder separat archivieren. So kann das Team bereits mit einer sauberen Struktur arbeiten, ohne dass die Einführung monatelang an der Aufarbeitung alter Ordner hängt.

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