Hallo zusammen, unser kleines Team betreut inzwischen mehrere Projekte gleichzeitig. Aufgaben und Termine stehen teils in E-Mails, teils in Tabellen, und bei Änderungen verlieren wir gelegentlich den Überblick. Ich suche nach einer einfachen Möglichkeit, Zuständigkeiten, Meilensteine und die Auslastung aller Beteiligten gemeinsam zu sehen. Wie habt ihr eure Projektarbeit organisiert, als reine Aufgabenlisten nicht mehr gereicht haben? Welche Funktionen nutzt ihr wirklich regelmäßig, und was war am Anfang eher unnötig kompliziert? Erfahrungen zur Einführung im Team würden mich besonders interessieren. Viele Grüße
Mehrere Projekte im Team überblicken
-
-
Guten Abend, wenn mehrere Kundenprojekte gleichzeitig laufen, verliere ich mit einzelnen Aufgabenlisten schnell den Überblick. Zuständigkeiten, Fristen und verfügbare Kapazitäten sollten zusammen sichtbar sein. Unter https://www.timo24.de/projektmanagement-software/ stellt TimO eine Lösung für Projektplanung, Aufgaben, Ressourcen und Zeiterfassung vor. Die Software bietet unter anderem Kanban Boards und Gantt Diagramme. Ich würde mit einem laufenden Projekt testen, ob die Darstellung zum eigenen Arbeitsablauf passt. Wichtig ist mir auch, dass das Team Änderungen unkompliziert einträgt. Nur dann zeigt eine zentrale Übersicht tatsächlich den aktuellen Stand und hilft bei Entscheidungen. Beste Grüße, Andreas
-
Wir hatten irgendwann genau das Problem, dass nicht die Menge der Aufgaben schwierig war, sondern dass niemand mehr sicher sagen konnte, welche Liste gerade aktuell ist. Ein Teil stand in Mails, ein anderer in Tabellen und manche Änderungen wurden einfach kurz im Gespräch weitergegeben. Solange nur wenige Projekte gleichzeitig liefen, ging das noch irgendwie. Mit zunehmender Anzahl wurde es aber immer unübersichtlicher.
Geholfen hat bei uns vor allem, erstmal nicht nach dem umfangreichsten Projektmanagementsystem zu suchen, sondern festzulegen, welche Informationen wirklich jeder sehen muss. Dazu gehörten Verantwortliche, Fristen, wichtige Zwischenschritte und der aktuelle Stand. Erst danach haben wir geschaut, welches Tool diese Punkte möglichst einfach abbilden kann. Das war deutlich sinnvoller, als sich von hundert Funktionen erschlagen zu lassen.
Interessant fand ich in dem Zusammenhang auch diesen Beitrag auf https://www.blachreport.de/all…-planung-von-live-events/ über den Einsatz von Technologie bei der Planung von Live Events. Auch wenn es dort speziell um Veranstaltungen geht, ist das Grundproblem ziemlich ähnlich. Viele Beteiligte müssen auf demselben Stand bleiben, Änderungen sollen schnell sichtbar sein und Informationen dürfen nicht irgendwo zwischen einzelnen Personen verloren gehen.
Was wir anfangs unterschätzt haben, war die Auslastung. Eine reine Aufgabenliste zeigt zwar, wer etwas erledigen soll, aber nicht unbedingt, ob dieselbe Person gleichzeitig noch fünf andere wichtige Dinge auf dem Tisch hat. Eine einfache Übersicht über laufende Projekte und Zuständigkeiten hat uns deshalb wesentlich mehr gebracht als irgendwelche komplizierten Auswertungen.
Bei der Einführung würde ich außerdem nicht sofort jeden denkbaren Ablauf ins System packen. Lieber mit zwei oder drei Projekten starten und ein paar Wochen beobachten, welche Funktionen tatsächlich genutzt werden. Vieles, was am Anfang interessant klingt, braucht später niemand. Dafür merkt man relativ schnell, welche Informationen im Alltag fehlen.
Am wichtigsten war bei uns am Ende die gemeinsame Regel, dass Aufgaben und Änderungen wirklich nur noch an einer zentralen Stelle gepflegt werden. Wenn parallel weiterhin Excel Listen, Mails und persönliche Notizen als eigene Projektplanung genutzt werden, bringt auch das beste Tool wenig. Sobald sich alle daran gewöhnt haben, nur noch in einer gemeinsamen Übersicht zu arbeiten, wird es deutlich entspannter.
Jetzt mitmachen!
Sie haben noch kein Benutzerkonto auf unserer Seite? Registrieren Sie sich kostenlos und nehmen Sie an unserer Community teil!